Begeleidingsbrief (digitaal en papier)

Wanneer is een begeleidingsbrief verplicht?

Voor gevaarlijk afval is de begeleidingsbrief verplicht bij élke overdracht: zowel bij afval dat de ontdoener aanbiedt aan een inzamelaar als bij transport tussen inzamelaars en verwerkers. De verplichting volgt uit de Wet milieubeheer en het Besluit activiteiten leefomgeving (Bal).

Voor niet-gevaarlijk bedrijfsafval is de begeleidingsbrief in beginsel niet verplicht, maar wordt hij in de praktijk vaak gebruikt als bewijs van verantwoorde afdracht en als basis voor de eigen afvalstoffenregistratie.

Verplichte gegevens op de brief

Een correcte begeleidingsbrief bevat minimaal de volgende gegevens. Ontbreken gegevens of kloppen ze niet, dan loopt u als ontdoener het risico op een sanctie van de ILT.

• Naam, adres en KvK-nummer van ontdoener en ontvanger
• Afvalstroomnummer (ASN) van de ontvanger
• Euralcode inclusief asterisk bij gevaarlijke indeling
• Gebruikelijke benaming van de afvalstof en de samenstelling
• Hoeveelheid in kilogrammen of liters en het aantal colli
• Verpakkingswijze, vervoerder met VIHB-nummer en kenteken
• Datum van overdracht en de beoogde verwerkingsmethode (R- of D-code)

Verantwoordelijkheid van de ontdoener

De ontdoener tekent de begeleidingsbrief en blijft daarmee medeverantwoordelijk voor de juistheid van de gegevens. Controleer het afvalstroomnummer, de Euralcode en het VIHB-nummer van de vervoerder voordat de vrachtwagen vertrekt.

Bewaar uw exemplaar van de brief minimaal vijf jaar, samen met uw afvalstoffenregistratie. Bij een controle van de ILT moet u deze stukken direct kunnen tonen. Corrigeer afwijkingen in het gewicht altijd aan de hand van de weegbon van de verwerker.

• Controleer het afvalstroomnummer voordat de vrachtwagen vertrekt
• Bewaar uw exemplaar direct digitaal en minimaal vijf jaar
• Corrigeer afwijkingen in gewicht met de weegbon van de verwerker

Digitaal versus papier

De digitale begeleidingsbrief (e-begeleidingsbrief, vaak gekoppeld aan een e-CMR) vervangt steeds vaker het papieren formulier. Digitale brieven koppelen direct aan de meldingen in het Landelijk Meldpunt Afvalstoffen (LMA) en verkleinen de kans op overnamefouten.

Papieren brieven blijven toegestaan. Gebruikt u papier, zorg dan dat alle partijen een ondertekend exemplaar ontvangen en dat uw eigen exemplaar volledig en leesbaar is.

Veelgemaakte fouten

In de praktijk ziet de ILT regelmatig dezelfde fouten terugkomen. Deze zijn eenvoudig te voorkomen met een vaste controle bij elke overdracht.

• Een verlopen of ontbrekend afvalstroomnummer van de ontvanger
• Een Euralcode zonder asterisk bij een stroom die wel gevaarlijk is
• Ontbrekende VIHB-gegevens van de vervoerder
• Niet gecorrigeerde gewichtsafwijkingen in de registratie